POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La empresa JST PROJECTS S.A.S., identificada con NIT 901493915-7, con domicilio en la Cra. 53 #80-198 OF 601A de la ciudad de Barranquilla, con número de teléfono 3175160695 y correo electrónico info@jstprojects.com; comprometida con la protección de la privacidad y seguridad de los datos personales de sus aspirantes, practicantes, aprendices, empleados, accionistas, clientes y proveedores, adapto la política para el tratamiento de datos descrita a continuación.
ALCANCE
Esta política se aplica a todos los aspirantes, empleados, clientes y proveedores de JST PROJECTS S.A.S. que proporcionen datos personales durante nuestras interacciones comerciales.
DEFINICIONES
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables;
d. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
e. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
f. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
A continuación, se describen las finalidades generales del Tratamiento de Datos Personales, que realiza JST PROJECTS S.A.S. en calidad de responsable o encargado del mismo:
A. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS/ APRENDICES/ PRACTICANTES/ CANDIDATOS A PUESTOS
VACANTES:
1. Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de JST PROJECTS S.A.S.
2. Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual y pos-contractual de naturaleza laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de JST PROJECTS S.A.S.
3. Confirmar la información personal que le sea entregada a JST PROJECTS S.A.S. mediante el cruce de la misma con bases de datos públicas, centrales, compañías especializadas, referencias laborales, personales, familiares, etc.
4. Gestionar y conservar datos personales de aquellos empleados, aprendices, practicantes, empleados en misión y exempleados, para efectos de poder suministrar tal información a las Entidades que así lo requieran, con el fin de adelantar afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador, tales como fondos de pensiones, EPS, administradoras de riesgos, cajas de compensación familiar y trámites posteriores a la culminación de la relación laboral.
5. Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las oficinas, sedes, centros de trabajo, sucursales o en las empresas que JST PROJECTS S.A.S, tenga participación patrimonial o sean afines. Lo anterior, con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y las personas relacionadas con JST PROJECTS.
6. Establecer controles de accesos tecnológicos y físicos para mantener la seguridad en la infraestructura física de las instalaciones de JST PROJECTS S.A.S.
7. Eventualmente, JST PROJECTS S.A.S. podrá compartir, cuando se cuente con encargados del tratamiento de datos, algunos de sus datos personales de identificación, tales como nombre, apellido, cédula, número de teléfono celular o fijo, dirección de correo electrónico, dirección de domicilio, entre otros.
8. Publicar, divulgar y usar de imágenes, datos personales, voces, fotos, sonidos y filmaciones, entre otros, durante eventos, publicaciones realizadas en la página web, carteleras, avisos y diferentes medios de comunicación usados por JST PROJECTS S.A.S.
9. Para la ejecución de procesos de Investigación de incidentes, accidentes de Trabajo, enfermedades laborales, actos y/o condiciones inseguras, que se puedan presentar en nuestras instalaciones o fuera de ellas o con ocasión a las funciones que se realizan.
10. Para ejecución de debidas diligencias ampliadas en función de atender señales de alerta LA/FT/FP/C/ST que se presenten en la marcha de la operación.
11. Para el diligenciamiento de encuestas, exámenes, registros de asistencia, formatos de actualización de información del personal y todo documento que deba ser diligenciado con datos personales.
12. Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación, así como la relación laboral que adelante JST PROJECTS S.A.S.
13. Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos donde se relaciona la historia laboral del trabajador en JST PROJECTS S.A.S.
14. Generar solicitudes que realice el trabajador relacionadas con su experiencia laboral.
15. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través de sistemas de videovigilancia con la finalidad de controlar y custodiar los bienes propiedad de JST PROJECTS S.A.S.
16. Realizar auditorías y revisiones a herramientas de trabajo, permisos, roles y usos en activos de información de JST PROJECTS S.A.S. de los trabajadores, aprendices, practicantes, trabajadores en misión, contratistas y demás terceros que cuenten con asignación de usuarios.
17. Realizar pagos a terceros, previa autorización de los trabajadores, practicantes, aprendices y trabajadores en misión.
18. Transferir y/o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación con su objeto social y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
19. Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal Colombiano. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a circular básica jurídica – Capítulo X, en conjunto con Circular DIAN 170 del 2002.
20. Reporte de señales de alerta identificadas a la Unidad de información y análisis financiero – UIAF.
B. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES/PROVEEDORES/ CONTRATISTAS.
1. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de clientes, proveedores y/o contratistas.
2. Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas, gestión de cuentas de cobro presentadas a la Empresa y gestión de cobranzas cuando se requiera por parte de JST PROJECTS S.A.S.
3. Conservar los datos personales de aquellos Clientes, Contratistas y/o Proveedores inactivos, para efectos de poder suministrar tal información a las entidades que así lo requieran.
4. Generar y conservar soportes requeridos por los procesos de auditoría interna y externa.
5. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, de registros comerciales, corporativos y contables de JST PROJECTS S.A.S.
6. Para la ejecución de los procesos de archivo y actualización de bases de datos internas de JST PROJECTS S.A.S.
7. Transmitir los datos que el Gobierno Nacional y/o las autoridades requieran en cumplimiento de las disposiciones legales.
8. Transferir o transmitir la información recolectada a distintas áreas de la Compañía que requieran la información para lograr la ejecución del objeto social.
9. Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las oficinas, sedes, centros de trabajo, sucursales o en las empresas que JST PROJECTS S.A.S, tenga participación patrimonial o sean afines. Lo
anterior, con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y las personas relacionadas con JST PROJECTS S.A.S.
10. Para diligenciamiento o actualización de Formato de Cliente/Proveedor o Contratista, estipulado por la Empresa JST PROJECTS S.A.S.
11. Demás usos administrativos, comerciales, de publicidad y las demás finalidades que se relacionen con el cumplimiento de sus obligaciones o el ejercicio de sus derechos derivados de la relación que tiene, tuvo o podrá tener con el Titular.
12. Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal Colombiano. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a circular básica jurídica – Capítulo X, en conjunto con Circular DIAN 170 del 2002.
13. Para ejecución de debidas diligencias ampliadas en función de atender señales de alerta LA/FT/FP/C/ST que se presenten en la marcha de la operación.
14. Reporte de señales de alerta identificadas a la Unidad de información y análisis financiero – UIAF.
C. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ACCIONISTAS
1. Adelantar los trámites que la compañía requiera en donde deban ser usados los datos personales.
2. Registro en los sistemas de información de JST PROJECTS S.A.S y en sus bases de datos.
3. Envío de información relacionadas con mi participación accionaria en la compañía.
4. Controlar el acceso a las Instalaciones de la Compañía y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
5. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares, actualización de bases de datos por parte de terceros relacionados, organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales.
6. Transferir o transmitir la información recolectada a las áreas que lo requieran al interior de la Compañía.
7. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la Compañía.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley1581 de 2012;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA.
JST PROJECTS S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales de las personas identificadas dentro de su grupo de interés, con el ánimo de garantizar el ejercicio del derecho de Habeas Data, ha determinado que la compañía es responsable de tramitar las consultas, reclamos y demás solicitudes en materia de protección de datos personales que se presenten, para este efecto ha habilitado los canales de atención que a continuación se describen:
i. Correo electrónico: Podrá dirigirse vía correo electrónico a: info@jstprojects.com / Tel: 3175160695
ii. Oficina Domicilio Principal: Podrá dirigirse a las oficinas del domicilio principal de JST PROJECTS S.A.S ubicada en la Cra 53 #80-198 OF 601A de Barranquilla
A continuación, se describen los detalles del procedimiento que garantizarán el correcto ejercicio de sus derechos como titular de información personal. El titular de los datos personales que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en esta política, podrá hacerlo a través de los medios habilitados para este efecto o de forma escrita a JST PROJECTS S.A.S como responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia física de su documento de su identidad; en caso que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
Si se presenta una solicitud por parte de una persona diferente al titular sin que este aporte el poder requerido, se considerará la solicitud como no presentada. El ejercicio de los derechos de habeas data relacionados con menores de edad, deberán ser ejercidos a través de quien acredite la representación legal del menor. El titular o causahabiente sólo deberá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante JST PROJECTS S.A.S. Igualmente, agotados los términos legales, si no obtuvo respuesta a su consulta o reclamo en materia de habeas data por parte de JST PROJECTS S.A.S usted podrá presentar directamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por las posibles infracciones a la normatividad en materia de protección de datos personales por parte de JST PROJECTS S.A.S.
JST PROJECTS S.A.S. como responsable y encargado del tratamiento de datos bajo su custodia, deberá cumplir los deberes establecido en la ley 1581 del 2012 y demás disposiciones que rijan su actividad.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA
JST PROJECTS S.A.S. se reserva el derecho de actualizar esta política en cualquier momento de manera unilateral. Se notificarán a los titulares de los datos sobre cualquier cambio relevante a través de nuestro sitio web o por otros medios de comunicación adecuados. JST PROJECTS S.A.S conserva los datos personales durante el tiempo que considere necesario para cumplir con los fines para los que fueron recopilados y según lo requerido por la ley.
La política para el tratamiento de datos personales es publicada y entra en vigencia el día 14 del mes de abril del año 2025 y será comunicada a los titulares de la información.